Khái niệm 5S (5S methodology) bắt nguồn từ Nhật Bản vào đầu những năm 1980 thế kỷ XX. Theo định nghĩa 5S là Seiri (Sàng lọc những thứ không cần thiết tại nơi làm việc và bỏ đi), Seiton (Sắp xếp mọi thứ ngăn nắp để dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy), Seiso (Sạch sẽ vệ sinh thiết bị, dụng cụ và nơi làm việc), Seiketsu (Săn sóc nơi làm việc bằng cách luôn thực hiện 3S trên) và Shitsuke (Sẵn sàng giáo dục rèn luyện để mọi người thực hiện 4S trên một cách tự giác).

Việc áp dụng 5S được Toàn Phát hết sức chú trọng và thực hiện nghiêm túc. Quá trình “sàng lọc” (Seiri) tại Toàn Phát được diễn ra hàng tuần, hàng tháng, hàng năm, và được sự giám sát chặt chẽ của những người đứng đầu các đơn vị trong công ty. Hoạt động sàng lọc được diễn ra bằng cách đánh dấu “nhãn đỏ” vào các đồ vật cần loại bỏ, “nhãn xanh” vào các đồ vật cần giữ lại và “nhãn vàng” vào những đồ vật có thể cần dùng đến trong tương lai.

Để đảm bảo việc “sắp xếp” theo nguyên tắc thống nhất và khoa học, Toàn Phát đã đề ra tiêu chí cho việc sắp xếp đó là “Quy tắc 30s” nghĩa là tất cả các loại dụng cụ, tài liệu, vật dụng tại Toàn Phát chỉ được phép tìm kiếm tối đa trong vòng 30 giây.

Bước thứ ba trong quy trình 5S là “sạch sẽ”. Không chỉ riêng khu vực văn phòng và nhà máy mà ngay cả những lối đi, cả bên trong và bên ngoài nơi làm việc đều không có rác thải. Mọi nơi đều được quét dọn cũng như lau chùi một cách cẩn thận và sáng bóng.

Sau khi quá trình “dọn sạch” kết thúc thì người lao động phải có ý thức “giữ sạch” nơi làm việc. Giữ sạch thực chất là việc kết hợp cả ba quy trình sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ đối với con người và đối với môi trường làm việc. Nguyên tắc Seiketsu của Toàn Phát là đối với mỗi công việc, mỗi quy trình đều phải đưa ra các tiêu chuẩn hóa nhất định.

Bước cuối cùng trong quy trình 5S là “sẵn sàng”. Ban giám đốc công ty luôn xác định rằng, muốn làm tốt Shitsuke thì người nhân viên phải làm tốt các quy trình phân loại, sắp xếp, dọn sạch và giữ sạch. Ban giám đốc công ty Toàn Phát luôn cố gắng xây dựng một môi trường làm việc để mọi người có thể tạo ra thói quen tốt. Từ những thói quen tốt sẽ tạo ra tính cách tốt cho nhân viên đang làm việc tại Toàn Phát.